Ausfall- und No-Show-Management

So schützt du deine Praxis vor Umsatzverlusten

Patient:innen, die kurzfristig absagen oder einfach nicht erscheinen, sind ein bekanntes Ärgernis in Arzt- und Zahnarztpraxen. Doch hinter diesen „No-Shows“ steckt nicht nur organisatorischer Aufwand – es ist bares Geld, das dir täglich verloren geht.

Eine unbesetzte Stunde Behandlungszeit bedeutet direkten Umsatzverlust. Hochgerechnet auf den Monat oder das Jahr ergibt sich daraus schnell ein fünfstelliger Betrag. Doch die gute Nachricht ist: Mit einem durchdachten Ausfall- und No-Show-Management kannst du diese Verluste deutlich reduzieren – und deine Praxisstruktur spürbar entlasten.

Hast du bereits ein System mit einer funktionierenden Strategie für dein No-Show-Management?

Warum Ausfälle so teuer sind

Eine Stunde Leerlauf klingt im Praxisalltag zunächst unspektakulär. Doch wenn man die Zahlen nüchtern betrachtet, zeigt sich schnell: Zeit = Umsatz.

• Bei einem Stundensatz von 250 € bedeutet nur eine nicht besetzte Stunde pro Woche einen jährlichen Verlust von über 12.000 €.

• Wenn zusätzlich Personal, Räume und Material gebunden sind, steigen die tatsächlichen Kosten noch weiter.

Fazit: Jeder nicht besetzte Termin ist ein Kostenfresser, den du dir langfristig nicht leisten kannst.

Typische Ursachen für No-Shows

Warum erscheinen Patient:innen nicht oder sagen so kurzfristig ab, dass die Lücke nicht mehr gefüllt werden kann? Häufige Gründe:

• Fehlende Verbindlichkeit: Patient:innen nehmen Termine nicht ernst genug.

• Mangelnde Erinnerungssysteme: Termine geraten einfach in Vergessenheit.

• Unklare Praxisprozesse: Wer sich nicht willkommen oder gut organisiert fühlt, neigt eher zu kurzfristigen Absagen.

• Keine klare Kommunikation: Patient:innen wissen oft nicht, wie wertvoll ihre Zeitbuchung für die Praxis ist.

Strategien für ein erfolgreiches No-Show-Management

Um Ausfälle zu minimieren, braucht es klare Strukturen, digitale Unterstützung und eine verbindliche Kommunikation. Hier drei effektive Ansätze:

1. Terminverbindlichkeit erhöhen

   • Schreibe die Bedeutung des Termins klar in deine Patientenkommunikation.

   • Vereinbare verbindliche Regeln, z. B. Absagefristen von 24 Stunden.

2. Digitale Erinnerungen einsetzen

   • SMS- oder E-Mail-Erinnerungen reduzieren No-Shows nachweislich

     um bis zu 70 %.

   • Nutze KI-gestützte Tools, die automatisch Erinnerungen anpassen und bestätigen lassen.

3. Wartezeit clever managen

   • Baue eine Liste von Patient:innen auf, die kurzfristig einspringen möchten.

   • So bleibt die Auslastung hoch – selbst wenn Absagen kommen.

Der Gewinn für deine Praxis

Ein konsequentes Ausfall- und No-Show-Management bringt dir gleich mehrere Vorteile:

• Mehr Umsatz durch eine bessere Auslastung der Behandlungszeit.

• Weniger Stress im Team, weil spontane Lücken planbar überbrückt werden können.

• Höhere Patientenzufriedenheit, da die Kommunikation klar, professionell und wertschätzend wirkt.

Mit anderen Worten: Du stärkst die Profitabilität und Professionalität deiner Praxis.

Die richtige Strategie zum Ausfallhonorar finden

Durch das Ausfallhonorar lassen sich Anteilig die entstanden Umsatzverluste ausgleichen. Aber hierbei gibt es einiges zu beachten.

• Gute Kommunikation vorab mit den Patienten, dass es Ausfallhonorar Regelungen gibt

• Klare Regelungen die für das ganzen Team gelten. Es muss festgelegt sein, welcher Patientin bei welchem Versäumnis welches Ausfallhonorar in Rechnung gestellt bekommt.

• Berechnete Kosten müssen nachweislich, auch bei dem Leerlauf entstanden sein.

Du brauchst ein klar kommuniziertes und definiertes System für dein Ausfallmanagement.

Mein Tipp für dich

No-Shows sind kein Schicksal, sondern ein Management-Thema. Mit klaren Regeln, digitalen Tools und einer professionellen Kommunikation kannst du Verluste reduzieren und deine Praxis effizienter führen.

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