Zeitmanagement und Controlling
Warum Zeitmanagement ohne Controlling nicht funktioniert – und wie du beide Systeme clever verbindest
Kennst du das Gefühl, dass dein Tag wie im Flug vergeht – und du am Abend trotzdem das Gefühl hast, nichts wirklich geschafft zu haben?
Du hast Behandlungen, Teamabsprachen, Abrechnungen, E-Mails und plötzlich ist Feierabend.
Doch wenn du ehrlich bist: So richtig zufrieden bist du mit der Auslastung und den Ergebnissen trotzdem nicht.
Hier beginnt der entscheidende Punkt:
Zeitmanagement funktioniert nur dann, wenn du weißt, wo deine Zeit wirklich hinfließt – und was sie dich kostet. Und genau hier kommt das Controlling ins Spiel.
Zeit = Geld – aber nur, wenn du sie bewusst einsetzt
Im Praxisalltag ist Zeitmanagement oft gleichbedeutend mit „mehr schaffen in weniger Zeit“.
Doch das ist ein Trugschluss.
Effektives Zeitmanagement heißt nicht, schneller zu arbeiten – sondern bewusster zu steuern, welche Aufgaben wirklich wirtschaftlich relevant sind.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel:
Eine Stunde Behandlungszeit kostet dich – abhängig von deinem Stundenkostensatz – im Schnitt zwischen 200 und 300 Euro.
Wenn diese Stunde unproduktiv ist (z. B. durch Leerlauf, Doppelarbeit oder unklare Abläufe), verlierst du bares Geld, auch wenn du denkst, du hättest „beschäftigt“ gearbeitet.
Das Problem: Viele Praxen wissen gar nicht, wie teuer ihre Zeit tatsächlich ist, weil sie kein klares Controlling-System haben.
Controlling macht Zeit sichtbar
Controlling ist kein trockener Zahlensalat. Es ist das Navigationssystem deiner Praxis.
Es zeigt dir, wo deine Zeit wirklich Rendite bringt – und wo du sie verlierst.
Wenn du z. B. folgende Kennzahlen regelmäßig auswertest:
Stundenkostensatz (was kostet dich eine Behandlungsstunde tatsächlich?)
Auslastungsgrad (wie viele der verfügbaren Stunden sind wirklich belegt?)
Umsatz pro Stunde (wie profitabel ist deine Behandlungszeit?)
Anteil administrativer Tätigkeiten (wie viel Zeit geht in Organisation statt in Wertschöpfung?)
…dann erkennst du sehr schnell, an welchen Stellschrauben du drehen musst.
Denn nur was messbar ist, lässt sich auch verbessern.
Zeitmanagement ohne Kennzahlen ist wie Autofahren ohne Tacho
Viele Praxisinhaber:innen versuchen, ihren Tag einfach „besser zu strukturieren“.
Sie optimieren Terminpläne, reduzieren Meetings oder versuchen, Aufgaben zu delegieren – doch ohne Controlling bleibt das gefühlt, nicht geführt.
Erst wenn du Zahlen und Zeit verknüpfst, entsteht echtes Management:
Das Zusammenspiel dieser beiden Systeme sorgt dafür, dass du nicht mehr nur reaktiv arbeitest, sondern strategisch steuerst – sowohl deine Zeit als auch deine Wirtschaftlichkeit.
So bringst du Zeitmanagement & Controlling in Einklang
Hier sind drei Schritte, die du sofort umsetzen kannst:
Ermittle deinen Stundenkostensatz
→ Nur wenn du weißt, was eine Stunde dich kostet, kannst du gezielt planen und bewerten, welche Leistungen sich wirklich lohnen.Analysiere deinen Wochenablauf
→ Welche Aufgaben sind wirklich wertschöpfend – und welche sind reine Zeitfresser?
→ Plane feste Zeitblöcke für Behandlungen, Organisation und Führung.Nutze Kennzahlen als Steuerungsinstrument
→ Setze klare Praxis-KPIs und überprüfe sie regelmäßig.
→ Baue ein kleines Controlling-Dashboard auf, das du wöchentlich ansiehst.
Du wirst sehen: Schon nach wenigen Wochen entsteht mehr Ruhe, Übersicht und – vor allem – Planbarkeit.
Fazit: Struktur schafft Freiheit
Zeitmanagement und Controlling sind kein Gegensatz – sie sind ein starkes Duo.
Das eine sorgt für Effizienz, das andere für Profitabilität.
Gemeinsam bilden sie das Fundament für eine Praxis, die läuft – auch dann, wenn du mal nicht selbst alles steuerst.
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Strategische Grüße☕,
Christin Weibel
geprüfte Betriebswirtin & Praxiscoach
